Organisation d'un événement

Deuxième partie

Après avoir abordé les sujets comme le choix de la date et de la salle et la répartition de tâches, il est maintenant temps d’entrer dans le vif du sujet, soit l’événement. Chaque événement doit comporter des éléments bien précis.
Les voici :

L’ordre dans lequelle j’ai placé les éléments est un ordre chronologique et non pas un ordre d’importance, car tous ces éléments sont d’une grande importance.

L’inscription

C’est la partie paperasse de la journée. On pourrait aussi qualifier ce moment de la journée d’ennuyeux, mais il faut toujours se rappeler son importance. D’abord, C’est le moment d’accueillir et de souhaiter la bienvenue à tous les participants, de leur distribuer une foule d’informations et feuilles qui vont peut-être se retrouver dans une poubelle non loin de là… D’un autre côté, c’est la partie ou plusieurs personnes qui n’ont pas pris le temps de payer à l’avance (rappelez-vous que les seules réservations valables sont celles qui sont payés à l’avance…) acquittent leurs dûs. Pour ce travail, il très important d’avoir une personne fiable, car cette personne aura à ramasser de l’argent et à donner beaucoup d’informations.

En gros, voici une liste de documents à distribuer ou à faire remplir :

À faire remplir:

À distribuer :

Il est important de contacter des membres du conseil au moins une semaine à l’avance pour vous assurer d’avoir tous les documents à distribuer.

Les activités

Les participants assistant aux événements pour s’amuser, il est donc important d’organiser des activités dans ce sens. Bien sur, il ne faut pas oublier d’intégrer un atelier ici et là. Il est aussi intéressant d’organiser un tournoi de temps en temps, que se soit une poule d’escrime ou un tournoi en arme. L’important c’est de balancer les activités sérieuses et moins sérieuses.

Le banquet

Je vais ici parler de la logistique du banquet.

Tout d’abord il est important de commencer à l’heure. Si vous avez annoncé que le banquet commencerais à 19h00, il doit commencer à ce moment et pas plus tard. Parce que plus le banquet va commencer tard, et plus de gens vont devoir partir avant la fin, et manquer de bonnes choses. Un banquet n’est pas un souper ordinaire, et s’étire toujours au delà des 2 heures parce qu’il y a non seulement entre 6 et 10 plats à servir, mais il y a aussi de l’animation entre les services. En plus les gens sont souvent impatients et ne veulent pas attendre entre les plats, donc il faut assurer un enchainement ponctuel des services. Et pour assurer un bon service il faut prévoir des gens. Ces personnes devraient savoir à l’avance qu’ils vont faire le service. Le jour de l’événement présentez les serveurs au cuisinier qui se fera un plaisir de leur dire quel plat ils ont à servir et comment le servir. Trouvez les gens pour faire le service n’est pas le travail du cuisinier, il est déjà assez occupé avec la cuisine…

L’animation

Je mentionne l’animation au moment du banquet, car c’est à ce moment que l’animation est cruciale. Il n’est pas nécessaire d’avoir une chorale de 50 chanteurs ou un dompteur d’ours pour animer le banquet, de petites choses font aussi l’affaire. Par petites choses on parle de fabliaux récité, une petite chanson, une danse entre deux services ou un cadeau offert à une personne. Il faut aussi savoir lire les signes d’ennui de vos convives pendant l’animation. N’hésitez-pas à couper court à une animation si les gens s’ennuient. Ce geste pourrait sauver votre événement. Bien sûr, il ne faut pas oublier d’animer la journée de la même manière.

Une finale

En guise de conclusion, je vous parlerai aussi de conclusion. Un événement se doit d’avoir une fin. Il n’est pas nécessaire que ce soit compliqué. Un bref discours fera parfaitement l’affaire.

Dans ce discours, il est important de remercier, en ordre d’importance :

Pendant que vous y êtes, pourquoi ne pas inviter les participants à participer au prochain événement de Oriflamme Inc., et faire une dernière invitation à la danse? En ce qui concerne le moment pour votre beau discours, il faudra attendre vers 22h30, soit l’heure où quittent généralement les premiers participants. Ne le faite pas trop tard, sinon vous risqueriez de parler à une salle vide.

Voilà pour la deuxième partie de ce texte sur l’organisation d’un événement. Ces quelques lignes ne contiennent pas des règles, mais bien des éléments pour vous aider à organiser un bel événement.

Si vous avez des questions, des suggestions ou des demandes spéciales
n’hésitez pas à me contacter au
bonneval@hotmail.com
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